一、研究綜述

　　企業(yè)內(nèi)部控制制度體系是企業(yè)內(nèi)部為了有效地進(jìn)行經(jīng)營管理而制定的一系列相互聯(lián)系、相互制約、相互監(jiān)督的制度、措施和方法的總稱。企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用，一方面可對(duì)企業(yè)內(nèi)部供應(yīng)鏈上的所有環(huán)節(jié)如訂單、采購、庫存、計(jì)劃、生產(chǎn)制造等有效地進(jìn)行管理，但另一方面也給企業(yè)內(nèi)部控制體系帶來了新的挑戰(zhàn)。

　　不論是工業(yè)企業(yè)還是商業(yè)企業(yè)，采購與付款業(yè)務(wù)都是企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的首要環(huán)節(jié)，采購成本的高低對(duì)企業(yè)最終的利潤是有直接影響的，同時(shí)，與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的應(yīng)付賬款或預(yù)付賬款的管理對(duì)企業(yè)來說也是至關(guān)重要的。鑒于此，本文探討在ERP環(huán)境下如何加強(qiáng)采購模塊的控制，使企業(yè)建立完善的采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度，確保采購事項(xiàng)的真實(shí)性、合理性、合法性，及時(shí)準(zhǔn)確地提供采購業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)信息，保證采購付款業(yè)務(wù)循環(huán)有效運(yùn)轉(zhuǎn)，以確保企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)能夠正常、安全地運(yùn)行。

　　二、采購業(yè)務(wù)的控制環(huán)節(jié)

　　(一)采購業(yè)務(wù)處理流程

　　從物流的角度看，最初的采購流程運(yùn)行的成功與否將直接影響到企業(yè)生產(chǎn)、銷售最終產(chǎn)品的定價(jià)情況和整個(gè)供應(yīng)鏈的最終獲利情況。換言之，企業(yè)采購流程的“龍頭”作用不可輕視。具體處理流程如圖1所示。

　　(二)采購業(yè)務(wù)的控制點(diǎn)

　　采購系統(tǒng)實(shí)際是由采購管理和應(yīng)付賬款兩個(gè)子系統(tǒng)構(gòu)成的，它們是企業(yè)信息系統(tǒng)中比較復(fù)雜的子系統(tǒng)。在這個(gè)子系統(tǒng)中存在物流和資金流兩條線，如何保證這兩條線相互聯(lián)系，正確形成與供應(yīng)商的往來賬，是這個(gè)系統(tǒng)的關(guān)鍵。同時(shí)，根據(jù)目前企業(yè)管理的要求，采購系統(tǒng)不但完成采購活動(dòng)的事中管理、事后核算，同時(shí)完成采購計(jì)劃的產(chǎn)生和采購資金需求的預(yù)測(cè)。盡管對(duì)于不同的企業(yè)采購與應(yīng)付業(yè)務(wù)管理的目的是相同的，但不同的企業(yè)在管理模式上和業(yè)務(wù)流程上有一定的區(qū)別，本文介紹比較常規(guī)的一種處理模式。具體來說，有以下幾個(gè)關(guān)鍵的業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)和控制點(diǎn)：

　　1.授權(quán)

　　企業(yè)必須按要求設(shè)定涉及采購流程的每一個(gè)人員對(duì)ERP系統(tǒng)的操作權(quán)限，例如，對(duì)供應(yīng)商信息的錄入須得到對(duì)數(shù)據(jù)庫的操作授權(quán)，訂單輸入后的修改必須得到操作授權(quán)，采購人員必須在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂采購合同。

　　2.審批

　　審批程序是采購業(yè)務(wù)中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。審批的目的有兩個(gè)：一是對(duì)請(qǐng)購活動(dòng)審核，二是明確請(qǐng)購和采購活動(dòng)的有關(guān)責(zé)任。通過各部門和人員之間相互審查、核對(duì)和制衡，避免一個(gè)人控制一項(xiàng)交易的各個(gè)環(huán)節(jié)，以此防止員工的舞弊行為。而各個(gè)部門和各個(gè)級(jí)別的審批程序的目的又有所差別，例如請(qǐng)購部門負(fù)責(zé)人審批的目的是保證請(qǐng)購商品的品種、質(zhì)量滿足經(jīng)營活動(dòng)的需要;采購部門審批的目的是防止重復(fù)采購和控制采購成本。

　　3.供應(yīng)商管理

　　對(duì)于采購業(yè)務(wù)來說，供應(yīng)商和采購部門的關(guān)系是較容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)。公司要對(duì)供應(yīng)商建立完善的檔案，及時(shí)掌握各供應(yīng)商的信譽(yù)等情況。如果由詢價(jià)人員進(jìn)行供應(yīng)商的選擇，就有可能產(chǎn)生舞弊行為，因此這一環(huán)節(jié)關(guān)鍵是要做到信息公開，選擇的過程要公平、公正，其中價(jià)格是選擇供應(yīng)商的重要因素。另外，供應(yīng)商的品質(zhì)和信譽(yù)管理制度以及生產(chǎn)能力都會(huì)影響采購業(yè)務(wù)及以后生產(chǎn)銷售環(huán)節(jié)的運(yùn)行。

　　4.采購結(jié)算

　　采購是企業(yè)經(jīng)營的首要環(huán)節(jié)，控制材料采購成本對(duì)一個(gè)企業(yè)提升經(jīng)營業(yè)績是很重要的。由于材料成本占生產(chǎn)成本的比例比較高，因此降低材料采購成本可以增加企業(yè)的利潤，從而增強(qiáng)企業(yè)的競爭力。

　　5.付款結(jié)算

　　付款業(yè)務(wù)是采購業(yè)務(wù)不可分割的組成部分，其主要內(nèi)容建立在采購業(yè)務(wù)基礎(chǔ)之上，是將企業(yè)的資金支付給采購商品供應(yīng)商。付款涉及資金使用，因此是內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的重點(diǎn)。付款業(yè)務(wù)控制的關(guān)鍵點(diǎn)主要包括應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)控制和資金支付控制。

　　三、ERP環(huán)境下加強(qiáng)采購模塊內(nèi)部控制的具體措施

　　(一)權(quán)限的控制

　　單位應(yīng)當(dāng)對(duì)采購與付款業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)制度，明確授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍和工作要求。對(duì)各類不同的物資請(qǐng)購，企業(yè)應(yīng)建立完善的責(zé)任授權(quán)體系。部門物資需求由部門資產(chǎn)主管人負(fù)責(zé);特殊請(qǐng)購計(jì)劃的制訂必須由公司計(jì)劃部、營銷部等相關(guān)部門綜合討論決定，與戰(zhàn)略相關(guān)的大宗支出還必須取得高層領(lǐng)導(dǎo)的同意。同時(shí)，為了保證權(quán)責(zé)對(duì)等，企業(yè)應(yīng)建立適當(dāng)?shù)目己梭w系，真正做到誰擁有權(quán)利誰承擔(dān)責(zé)任。例如，某公司賬套主管是李明，采購部業(yè)務(wù)員王麗向公司上級(jí)主管提出請(qǐng)購鍵盤計(jì)劃，請(qǐng)購數(shù)量為10只，業(yè)務(wù)員據(jù)此填制請(qǐng)購單。此時(shí)就必須需要賬套主管李明登錄系統(tǒng)，啟動(dòng)采購管理系統(tǒng)，執(zhí)行“采購選項(xiàng)”、“業(yè)務(wù)及權(quán)限控制命令”，在“權(quán)限控制”下，選中“檢查業(yè)務(wù)員權(quán)限和檢查操作員權(quán)限”復(fù)選框。如果賬套主管沒有賦予業(yè)務(wù)員王麗操作權(quán)限，則在王麗錄入請(qǐng)購單時(shí)會(huì)彈出“對(duì)不起，您沒有錄入該部門的權(quán)限”窗口。

　　(二)審批的控制

　　企業(yè)的各個(gè)部門都應(yīng)該力求使采購申請(qǐng)業(yè)務(wù)制度化，即明確不同類型、不同級(jí)別的請(qǐng)購業(yè)務(wù)審批流程，保證所有的采購申請(qǐng)業(yè)務(wù)都經(jīng)過規(guī)定的審批程序。對(duì)于采購申請(qǐng)、采購訂單、外協(xié)加工訂單等，必須經(jīng)過某一個(gè)人的審核才能接著處理下一流程。對(duì)于不同的部門可能會(huì)指定不同的審核人。不正確的業(yè)務(wù)更正與刪除，待解報(bào)單的處理等都必須嚴(yán)格按規(guī)定進(jìn)行，嚴(yán)格執(zhí)行復(fù)核制度，充分保證計(jì)算機(jī)賬務(wù)處理不錯(cuò)不亂。無論是靜態(tài)審核，還是動(dòng)態(tài)審核，都要仔細(xì)核對(duì)輸出的賬務(wù)憑證與實(shí)際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否一致。另外，制定相應(yīng)的上機(jī)守則與操作規(guī)程，是操作控制制度化的具體體現(xiàn)。比如固定資產(chǎn)的審核歸口到設(shè)備管理部門;計(jì)算機(jī)等IT設(shè)備的采購歸口到IT主管部門;預(yù)算審核歸口到財(cái)務(wù)主管部門;不同級(jí)別的人員又分別有不同金額的限制，超過之后必須由更高級(jí)別的人審核。

　　(三)業(yè)務(wù)執(zhí)行控制

　　1.到貨數(shù)量控制

　　控制到貨的數(shù)量是否允許超過訂單數(shù)量。對(duì)采購數(shù)量進(jìn)行控制，采購部門首先應(yīng)當(dāng)對(duì)每一份請(qǐng)購單審查其請(qǐng)購數(shù)量是否在控制限額的范圍內(nèi)，其次是檢查使用物品或獲得勞務(wù)的部門主管是否在采購單上簽字同意。對(duì)于大宗采購必須做各種采購數(shù)量對(duì)成本影響的分析。內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度必須對(duì)這些成本分析做出強(qiáng)制性的規(guī)定，并指定專人對(duì)成本分析是否實(shí)施進(jìn)行監(jiān)督。將各種請(qǐng)購項(xiàng)目進(jìn)行有效的分類，然后利用經(jīng)濟(jì)批量法測(cè)算出成本;對(duì)于請(qǐng)購數(shù)量不大或者零星請(qǐng)購的物品，采購批量的成本分析控制可參照資金預(yù)算來執(zhí)行。采購量越多，價(jià)格相對(duì)越低，但并不是采購越多越好，資金周轉(zhuǎn)率、倉庫儲(chǔ)存的成本等都會(huì)直接影響采購成本，應(yīng)根據(jù)資金周轉(zhuǎn)率、儲(chǔ)存成本物料需求計(jì)劃等綜合計(jì)算出最經(jīng)濟(jì)的采購量。因此必須事先確定好采購量。使存貨總成本最低的訂購量被稱為經(jīng)濟(jì)訂購量。

　　2.到貨成本控制

　　控制到貨成本是否允許超過訂單或合同成本。比如，設(shè)置了某一貨物的采購入庫成本不能超過訂單的10%，系統(tǒng)就不允許錄入成本超過訂單10%的采購入庫。從成本的角度來說，采購原材料或待售商品的價(jià)格和采購行為本身的成本構(gòu)成了產(chǎn)品成本中相當(dāng)大的一部分，因此，采購作業(yè)對(duì)企業(yè)盈利能力和財(cái)務(wù)流動(dòng)性有著顯著影響。采購作業(yè)和存貨管理有著密切的關(guān)系，可以說，企業(yè)采購作業(yè)的成本在很大程度上取決于存貨管理的質(zhì)量。科學(xué)的、精確的存貨管理會(huì)在保證正常生產(chǎn)的基礎(chǔ)上，最大程度地降低采購作業(yè)的成本。

　　3.儲(chǔ)存成本

　　當(dāng)企業(yè)有存貨時(shí)就會(huì)有保管費(fèi)用的發(fā)生，這一費(fèi)用包括占用在存貨中的資金不能再投資的機(jī)會(huì)成本及場地租金、保險(xiǎn)費(fèi)等與儲(chǔ)存有關(guān)的費(fèi)用。因此，為了節(jié)約儲(chǔ)存成本，企業(yè)應(yīng)盡量減少庫存量。對(duì)于這類成本，理想的狀況是降低到零，這就是及時(shí)采購的主要思想。可以通過以下措施來解決這一問題：1)減少供應(yīng)商數(shù)目，這樣就減少了談判的時(shí)間;2)調(diào)用供應(yīng)商檔案，選擇信譽(yù)好的供應(yīng)商，以降低檢驗(yàn)和質(zhì)量成本。

　　(四)付款控制

　　付款控制應(yīng)該屬于應(yīng)付賬款系統(tǒng)，但是實(shí)際引發(fā)的原因在采購系統(tǒng)。控制付款可以通過以下辦法來進(jìn)行控制：

　　(1)財(cái)務(wù)部門在辦理付款業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)購貨發(fā)票、供應(yīng)商發(fā)票、結(jié)算憑證、訂購單、驗(yàn)收單以及入庫單等資料的真實(shí)性、完整性、一致性、合法性進(jìn)行嚴(yán)格審核。對(duì)于未經(jīng)核準(zhǔn)的款項(xiàng)不能支付，對(duì)于上述資料不全的款項(xiàng)，應(yīng)要求補(bǔ)齊資料后，才能支付。

　　(2)會(huì)計(jì)人員要及時(shí)核銷已經(jīng)完成了付款程序的采購業(yè)務(wù)，并對(duì)應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款等重要賬戶進(jìn)行嚴(yán)格管理。

　　(3)更改供應(yīng)商設(shè)置，控制對(duì)該供應(yīng)商的應(yīng)付賬款。

　　(4)企業(yè)也可在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置預(yù)警。公司設(shè)立請(qǐng)款控制，由財(cái)務(wù)人員對(duì)部門預(yù)算和付款要求核實(shí)后給予批準(zhǔn);出納依據(jù)ERP中的供應(yīng)商信息，銀行轉(zhuǎn)賬付款或簽發(fā)票據(jù)。這里供應(yīng)商賬號(hào)信息的維護(hù)是企業(yè)需要關(guān)注的重點(diǎn)。會(huì)計(jì)人員依據(jù)付款單制單，為了確保業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確，建立企業(yè)與銀行間、企業(yè)與供應(yīng)商間的對(duì)賬機(jī)制也是很有必要的。

　　四、小結(jié)

　　ERP系統(tǒng)具有實(shí)時(shí)控制的思想，對(duì)各業(yè)務(wù)中的關(guān)鍵控制點(diǎn)的控制方法使企業(yè)從傳統(tǒng)的發(fā)現(xiàn)問題、事后補(bǔ)救，發(fā)展成為現(xiàn)在的事前預(yù)防和事中控制。嚴(yán)格的內(nèi)控制度必然會(huì)改變會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和人員的分工，優(yōu)化會(huì)計(jì)組織結(jié)構(gòu)，有助于防止違法行為的發(fā)生，提高會(huì)計(jì)工作效率和質(zhì)量，促進(jìn)會(huì)計(jì)工作職能的轉(zhuǎn)變，推動(dòng)會(huì)計(jì)理論和會(huì)計(jì)技術(shù)的進(jìn)步，提高會(huì)計(jì)工作水平，大幅度增加企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度是計(jì)算機(jī)環(huán)境下會(huì)計(jì)信息真實(shí)可靠的保證。建立完善的采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度，可以保證采購付款業(yè)務(wù)循環(huán)有效運(yùn)行，確保采購事項(xiàng)的真實(shí)性、合理性、合法性，防止欺詐和舞弊行為，保證會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)正常、有效運(yùn)行。