電子商務并不只是網上銷售,它還包括把公司的整個業務流程用電子的手段、信息技術的手段加以整合和改進。也就是說,利用公司內部的信息系統把企業的生產、采購、物流管理、產品開發、市場營銷等環節加以整合后,再與供應商聯系,并在此基礎上加強與客戶的網絡聯系,這樣才算是一個完善的電子商務過程。上海可的便利有限公司的內部網絡是以單品為運作基礎的,即把可的公司3000多個品種以單品的進、銷、調、存和每月結帳以及市場表現作為運作基礎,并在此之上運行“四個自動”,即自動進貨、自動配貨、自動核算和自動結款。

　　首先是自動進貨。自動進貨就是公司與供應商的聯系,是按照我們對市場的理解和了解,定出每一個階段、時段商品的基本庫存,并加以歸納和標準化。當商品銷售到一定的時段,自然出現了商品要貨計劃,再經人工審核后,就向供應商發出要貨信息。

　　第二是自動配貨,這是從門店需求的角度來講的。凡是經過可的公司配送中心為門店配送的商品,都是根據市場需求設定的每個門店的基本庫存量要求來配送的。可的公司目前采取的是確定商品上下限的辦法,這樣,總部可以有效地控制每個門店的基本庫存,也可以把人腦容易遺忘的數據存放在電腦里面,還可以大大地減少店長要貨的操作時間。在未執行自動配貨的時候,店長要用3個小時分析、檢查該進什么貨物,這不僅容易遺忘,而且個人的判斷力也是有限的 ,同時總部處理信息的難度也很高。現在執行了自動配貨以后,總部在信息網絡中點擊"收集門店信息"以后,就能及時地出現該店的配貨單。

　　第三是自動核算,即各門店每天的銷售額通過信息采集匯總以后,進入自動核算。某門店一共賣了多少商品,這些商品的單價和成本是多少,庫存多少,是通過我們的電腦信息系統來處理的。這個自動核算包括以下幾個方面:銷售量、成本、毛利率和盤點的控制。比如,可的公司每個月的結算日是20日,也就是說,整個公司在20日晚上都要盤點,所有的盤點信息都要集合在POS機里面。21日上午,公司的信息中心就會把所有的信息收上來,這樣就會避免盤點與核算不同步。假設有些傳統企業的結算日也是每月的20日,他們通常會這樣做:各門店20日盤點的數據不上報,或者說總部沒有進行控制,過一周以后,門店把對商品進行傾銷后的全部數據上報總部,總部才對其進行調整控制。可以說,這種控制是滯后的、不準的。而可的公司是在20日晚上進行盤點,21日上午收集信息,21日下午再專門組織3個盤點復核小組對20個門店進行抽查,檢查其當天的盤點質量和當天的商品價格。這樣就能保證該門店20日夜間盤點的正確度,同時也建立了自動核算的基礎。

　　工業領域最怕出現應收款的壞賬,而商業領域最怕人工核算的毛利率的準確度失真。在傳統的人工核算的基礎上,財務核算報表很容易出現假賬,準確率相當低。傳統的人工核算不可能把每個單品的表現完全記錄在案,而采用電子商務等新興技術就基本上不會出現這樣的紕漏。

　　第四個是自動結款,是指對供應商的付款也通過電腦信息的記錄。有些人會問,你用什么確定應該什么時候給供應商付貨款?以前,我們設定了一個“風險度數值”的方案,后來發現此方案在中國超市的運用還有一定難度。目前,我們正實施一個期限的標準,但限期會有所變動。這樣的話, 整個公司的資金安排就會非常有序。我們可以隨時隨地從電腦信息中得知, 什么日期該付多少錢。電腦打不出付款單就不能付款的規律,避免了人為造成的人情賬和關系賬。

　　這四個"自動"運行以后,可的公司借助信息技術的內部網絡化運作,可以把公司整個組織系統的分工進行一個清晰地概括:商品部主要控制自動配貨和自動進貨。由于公司的倉儲內部信息向供應商開放以后,庫存量可由供應商直接控制,這也就意味著人工操作的業務可以進一步自動化。財務部負責自動結款和自動核算,這些數據是由公司的信息中心提供的。以門店為例,其自動配貨以后,通過銷售形成自動核算,資金回籠后再給財務部,再進入自動進貨。

　　可的公司的這種業務流程從1999年6月開始運行,目前已經達到程序化、標準化和規范化,工作效率和準確度都比以前大大提高了。可的公司原來有50家門店,財務部的工作人員是14人;現在有門店200家,財務部只有8個人就夠了。這是因為原來的案頭工作被信息中心提供的信息數據所代替了,電腦可以馬上進行自動核算。在沒有實行自動進貨以前,可的公司的門店店長每天要花3個小時考慮需進什么貨,門店的商品到位率是85%。自動進貨以后,商品到位率達到95%。

　　由于業務流程的改變,人工勞動大大節省,工作效率、質量也都大幅度提高。比如,門店店長目前重點管理門店的規范經營和商品的調換,以及熱點商品的部分配送工作;商品部經理不用每天跑很多地方,靠人工了解信息,而是通過信息中心的信息支持來進行配貨。這時,他可以進一步研究如何搞好市場營銷的工作。對于一般傳統公司來說,總部的信息是通過紙張文件的形式書面下達。現在可的給每個門店設了一個網頁,公司總部的信息可以從這里看到。同時,門店的要貨要求也可以從網絡上傳到總部。