一、采購業務管理和采購管理信息化

　　采購業務是供應鏈上的一個關鍵業務環節，也是最基本的活動之一。在當代人類社會中，任何國家、企業、社團、機構、甚至個人，都離不開采購活動。采購的對象既可以是實物，如原材料、零部件等，也可以是非實物，如服務、知識、設計、標準、想法、創意等。因此，我們說采購管理就是一個組織將要采購的對象經過一系列的安排和行動從廣義的供應商那里獲取到自己的組織內部、同時對相應伴隨的商流、資金流、物流、信息流、知識流、服務流等的全部管理過程。

　　采購管理的信息化源于制造業，在產品生產的過程中，物料采購的成本所占比例相當之高，而且在許多行業中這種比例是不斷呈上升趨勢的。據統計，美國制造業的物料采購成本占其銷售額的比重從20世紀40年代的40% 增加到60年代的50%、90年代的60%以上，到了21世紀后，有些企業的采購額竟高達80%，特別是在最近的能源與原材料價格不斷上漲的形式下，這種趨勢更加明顯。為此，采購業務管理被人們列為獲取競爭優勢的根本能力之一。

　　由于采購業務對國家、行業及企業的重要性，以美國為代表的歐美國家還專門設立了采購經理人指數PMI（Purchase Management Index），作為家國制造業的體檢表，它除了用來衡量本國制造業在采購與生產的主要狀況外，還對新訂單、商品價格、存貨、雇員、訂單交貨、新出口訂單和進口等八個范圍進行了表述。2005年4月底，我國在北京和香港兩地發布了中國的采購經理人指數PMI，它包括了制造業和非制造業采購經理指數，并與GDP一同構成我國宏觀經濟的重要指標體系。

　　采購業務管理的演變是隨著市場的變化和采購業務需求的不斷發展而逐漸推進的，因此來實現供應鏈上動態的需求與供給的匹配與平衡，完成供應鏈上的加工、制造、批發、零售等的業務運營。而采購管理信息化的作用就是利用信息技術、特別是計算機軟件技術來實現更多的采購流程計算機化管理和完成采購業務各層面的優化，因此為了適應采購業務發展的步伐，采購管理信息化也在不斷地完善與發展，在不同的時段以不同的方式來支持采購管理業務的運作，同時也促進了采購業務的進一步向前發展。

　　二、采購管理信息化的發展階段與演變過程

　　采購管理信息化的起源是從制造業開始的，最初是由于物料的供給無法滿足生產制造的需求而萌發的，經過不斷地演變與發展至今，其歷程大致可分為以下五個階段。

　　1．采購管理信息化的第一階段

　　物料需求計劃MRP階段：從20世紀60年代期至80 年代初。當時的市場是處于賣方市場，只要生產出產品就不愁賣不出去，制造業管理的重心是如何生產出更多的產品，因此采購業務的主要任務是如何買到盡量多的物料來保證完成生產，因為只要買進原材料并生產出產品就保證能夠賣出去。該階段是采購管理信息化的初始階段，當時MRP是為了解決訂貨點法的不足而產生的，由于MRP運算的數據量很大，靠手工計算非常困難，所以隨著計算機技術的發展，MRP得到了快速發展和廣泛的應用，并一直延用至今，仍然是ERP計算物料需求的核心部分。MRP結合了生產訂單對產品的構成進行管理，按照產品的BOM展開、并對照現有庫存的可用量，利用計算機軟件來計算物料需求，計算出某個訂單什么時候需要什么物料，實現對“何時購買”、“購買多少”等進行管理。同時還實現了用計算機對倉庫物料的庫存進行記錄，并把采購與生產業務聯系在了一起，以及實現了從采購訂單的申請、審核、批準一直到發給供應商和部分物料接受、入庫的信息化管理。

　　2．采購管理信息化的第二階段

　　制造資源規劃MRPII階段：從20世紀80年代至90年代初。由于市場的競爭，從賣方市場逐漸轉向了買方市場，企業必須要考慮生產什么才能更好地賣出去，因此采購業務不再是簡單的買進，而是融入了“采”，首先要精心挑選，然后再“購”進。在管理“采”與“購”的同時還要考慮在系統內管理其他因素，如供應商信息、采購流程中的財務信息，物料質量信息等。此時的采購管理信息化上升為MRP II，但它在此階段僅是被那些行業中的領軍企業所采用，而在我國，更是起步較晚。MRP II將與制造相關的一些業務集成在一起，形成一個以制造為中心的系統整體，提高了生產效率。

　　在采購業務方面，MRP II除了MRP的管理功能外，還形成了其他幾條采購管理信息化主線，如：①實現了對供應商的管理，包括供應商的各種相關信息、記錄了供應商在供貨與交付中的表現，如價格、質量、準時交貨率三項指標；②對物料交付的整個接收過程進行管理，根據原始采購訂單上的各項條款，檢查接收的貨物是否一致，并將其入庫；③倉庫的信息化管理，包括了出入庫、庫內的盤點、移庫、庫存查詢等作業的信息化管理；④全部采購業務過程的財務信息化管理，包括庫存出入庫時在財務帳上的體現、固定資產的財務管理、與物料成本相關的財務管理、物料驗收后的發票管理、以及與付款相關的AP管理等，都實現了計算機化的管理過程；⑤物料接受時的質量管理，如果質量不合格，則無法進行正式入庫、生成發票和入財務帳等業務；等等。

　　MRP-II的創始人之一，Oliver Wright 曾對美國成功運用MRP的企業所獲得的效益進行了調查，結果表明，企業實施MRP-II之后，在采購方面取得的效益有：采購成本下降了5%、庫存成本下降 0-30%、庫存水平反映良好（庫存正確率提高），報表數字合理而迅速。

　　3．采購管理信息化的第三階段

　　企業資源規劃ERP階段：ERP從20世紀90年代開始一直到沿用至今，該階段的采購信息化管理進入了大面積的普及階段，ERP已逐漸被眾多的企業所接受，并普遍采用ERP來完成對采購業務的管理。此時的市場競爭已經相當的激烈，一方面在市場上隨著業務外包的不斷增多，采購的目標已從單純的物資擴大到了非實物對象，企業對采購業務除了即“采”又“購”之外，還增加了許多功能與流程，如：對供應商的供貨質量進行嚴格的控制：接收貨物時在流程中設定了免檢與非免檢的子流程，免檢的貨物必須要事先進行不同等級的認證，而非免檢貨物如時無法通過質檢要求，在系統中就無法接收入庫；對供應商進行了某些指標的評估（如質量、價格和交貨時間三項指標）；對采購成本的控制也有所加強，以及增加了許多業務執行過程中的策略（如倉庫作業業務的出入庫策略與盤點策略）；等等。

　　ERP 已不再是以生產為中心的系統，它對企業各項業務進行了較全面的管理，采購系統則成為ERP的一個模塊或子系統、與其他如生產、財務、銷售與分銷、質量控制、HR等子系統集成為一個整體，共同發揮作用，特別是將企業的采購業務與企業內部的生產制造以及財務業務緊密聯接，形成了業務互聯的統一體。

　　這時的采購信息化覆蓋幾乎所有企業內部關于采購的業務，管理包括了對采購物資在時間、數量和質量上的確定，如：①采購訂單的申請、審核、批準全部流程的管理，②生成采購訂單并選擇供應商，③采購訂單狀態與進度的查詢、處理和監控，④貨物的接受、質檢與校驗，⑤供應商質檢的認證、免檢與監督，⑥出入庫作業流程，⑦庫存分類，⑧批次（batch）處理，庫存成本管理，⑨倉庫作業管理，⑩發票檢查和確認、過帳至財務系統（財務向供應商支付貨款），⑾以及與采購相關的業務等。采購訂單可以利用系統中已有的數據生成，這可以減輕數據輸入的工作量和盡量減少發生錯誤的可能性，并保證數據的一致性，而所有管理是根據工作流的進程由系統自動觸發。

　　4．采購管理信息化的第四階段

　　ERP＋電子采購e- Procurement階段：從20世紀90年代后期一直至今。90年代后期，由于市場競爭更加激烈，企業必須從更寬廣的范圍內獲取更物美價廉的資源，因此人們已不僅僅局限在本土獲得資源，而是將眼光拓展到了全球范圍，因此采購要有全球化的視野，才能有效發掘出更具競爭優勢的貨源。新形勢與新思維引導企業開始了國際化的采購觀，突破了閉鎖的地域觀念。

　　這時，Internet的出現和開始應用，也為人們創造了跨時空與跨地域采購的機會，開啟了 e-Procurement的應用。逐漸地，越來越多的企業開始利用e-Procurement，使許多企業形成了由ERP“主內”（做后臺處理），e- Procurement“主外”（做前臺處理）的局面，即在企業內部的采購業務管理采用ERP來完成，而在外部、特別是資源的尋找和跨地域的交易則采用 e-Procurement來完成。

　　作為采購后臺業務處理的ERP仍然承擔了前一階段中的業務處理任務，由于ERP是面向事務的管理，它更多的是立足與業務的執行層（內部采購流程的作業與業務管理）和部分戰術層（如確定采購時間、數量與質量，制定出入庫、移庫、盤庫策略等）。但為了支持前臺的業務，它在技術上變得更開放，以便與e-Procurement更好地實現對接，如引入了Web和更加靈活易用的接口技術等；在業務處理上也逐漸向互聯網靠攏，并更多地利用業務數據來支持采購業務的商務智能分析與優化。

　　管理采購前臺業務運營的e-Procurement隨著互聯網的迅猛發展，在上世紀末取得了很大的進展，著名研究機構 Aberdeen Group 在1999年的一篇研究報告中證實，實施了電子采購企業的產品成本下降了5% - 15%、業務處理成本減少了70% 、整個業務周期縮短了50 - 70 %。它在這一階段的應用主要是在供求信息的發布，所需資源的搜尋，交易的撮合，詢價報價，洽談協商，招投標管理，合同簽訂，訂單狀態查詢與跟蹤，相關業務信息的查詢，以及所有業務的數據交換、存儲與文檔管理等。它加快了采購業務的速度和提高了效率，降低了采購成本，擴大了采購范圍，將使企業的業務流程發生了巨變，原來必須在物質世界里完成的工作現在可以訴諸于網絡上實現，為企業和社會帶來了巨大的價值。

　　5．采購管理信息化的第五階段

　　ERP＋e- Procurement＋供應商關系管理SRM(Supplier Relationship Management)階段：從21世紀起至今。進入21世紀，經濟全球化進程明顯加快，在全球范圍內配置資源已成為一種巨潮，這直接推動了全球采購的發展。信息技術將成為全球采購的關鍵，采購信息化管理將實現從執行層、戰術層向戰略層轉變。以前，采購信息化管理的多是屬于事務性的管理，隨著ERP、電子采購的發展，特別是SRM的出現，使采購信息化管理逐漸向戰略層發展。

　　SRM還為采購管理信息化提供了新的支持功能，例如：①全球化資源的獲取，②供應網絡基礎的構建與優化，③采購戰略的規劃，④物料與零部件采購的戰略與戰術性分析與優化，⑤采購基礎數據的優化（如一致化、規范化、標準化、豐富化等），⑥采購內容與結構的優化分類與處理，⑦策略性資源獲取的成本分析與優化，⑧關鍵性供給資源的風險分析與控制，⑨尋找、開發和培養有競爭力的供應伙伴、以及隊供應伙伴的策略管理，⑩對供應商的從搜尋、開發、引入、培育、認證、投資、評估、建議、考核、或一直到被剔除等全生命周期的管理，⑾在新品研發過程的早期就引入采購業務部門的參與（既提供充分及時的支持與配合，又包含嚴格規范的限制和控制），⑿幫助和引導技術成熟的供應商更早地參與新品的設計工作，⒀與生產制造、研發、銷售等業務環節開展更多的協同，特別是與供應商開展實時協同運作來保證供給的完美可靠，等等。這些都是在新世紀中的新需求和采購業務的新發展，因此在采購管理信息化逐步完善過程中，也使采購業務上升到一個戰略性資源獲取的新高度。

　　在這種新的環境與需求下，ERP＋e-Procurement＋SRM模式則被認為是目前供應鏈上對上游業務管理的最佳組合模式。而該組合模式的分工為：

　　1．ERP：它仍然作為采購后臺的業務處理，主要是管理企業內部采購業務的執行（Execution）或操作（Operation）層面，即完成企業內部采購業務中日常面向事務的處理工作；

　　2．e- Procurement：面向前臺采購業務運營的e-Procurement更多地是發揮電子商務的作用，完成對外部供應商和更好更廉的資源實現在全球范圍內的搜尋，以及前面介紹過的所有外部采購業務的電子化運作，完成互聯網在線采購業務的操作。此外，在它的支持下，使SRM能夠更好地完成其與供應商的協同和對供應商的優化管理等的工作，也促進了采購業務電子化的進一步實施；

　　3．SRM：許多人誤認為SRM僅僅是對供應商進行管理的系統或工具，其實它更多的是提供戰略與戰術層的優化、對供應商更深入的管理、以及與供應商和企業各相關部門與環節的協同，由于它具備了許多新的管理與優化功能，因此與ERP和e-Procurement一同，完成了將從普通層面的采購提升為戰略層面的資源獲取。特別是SRM還將企業的采購業務與新品的研發業務、銷售與訂單管理業務等緊密聯接在一起，幫助企業充分實現了信息共享和協同運作。

　　由此可見，采購管理信息系統完全是市場變化和采購業務需求發展的產物，它通過不斷演變與發展來增加自身的功能和完善執行力，幫助和支持采購業務更好地運行。然而，它不僅是在實際應用上滿足市場與采購業務發展的需求，而且甚至在某些情況下在管理理念上引導采購業務去不斷適應市場的變革、而不斷地向前發展。因此，采購信息化管理的模式將會繼續隨著社會的不斷前進、科技的不斷發展而向前發展，以不斷地完善和發揮它對整個社會應有的作用與功效。