在信息化時代，傳統(tǒng)的查詢、分析功能已不能滿足用戶對海量信息的管理需求。若不采用新的先進技術，就很難找出數(shù)據(jù)中隱藏的關系和規(guī)律。很難根據(jù)目前的狀況預測未來的發(fā)展趨勢。使之為輔助決策提供支持。在這種情況下，數(shù)據(jù)挖掘技術應運而生。在ERP管理系統(tǒng)中，常用的數(shù)據(jù)挖掘策略包括分類、估計、預測、無指導聚類、購物籃分析等：常用的數(shù)據(jù)挖掘技術有統(tǒng)計方法、聚類分析、決策樹和決策規(guī)則、關聯(lián)規(guī)則、人工神經網(wǎng)絡、遺傳算法、可視化方法等。在數(shù)據(jù)挖掘實踐中，往往是多種數(shù)據(jù)挖掘策略和技術方法綜合運用。本文以ERP采購管理系統(tǒng)中的成本考核控制模塊為例，介紹數(shù)據(jù)挖掘技術應用的過程。

　　一、采購管理系統(tǒng)控制流程

　　采購與付款循環(huán)是企業(yè)資金周轉的重要環(huán)節(jié)，只有及時做好財產物資的供應與驗收，才能保證生產和銷售的正常運轉，因此必須加強對采購循環(huán)的控制。

　　數(shù)據(jù)挖掘下的采購循環(huán)控制流程如下：申購員根據(jù)物料需求計劃和倉庫儲備情況填寫請購單，經主管部門領導審批后由采購員尋找供應商，經過比價協(xié)商，與供應商審核并簽訂采購訂單。在確定了采購政策之后。材料送到倉管部門驗收入庫，根據(jù)上游單據(jù)生成到貨單、人庫單和采購發(fā)票，及時結算并傳遞給存貨核算系統(tǒng)記賬、制單，確認商品采購成本。另外，經采購系統(tǒng)結算后的發(fā)票傳遞到資金控制予系統(tǒng)中，由應付會計審核、制單，確保資金合理使用。遵循上述流程，可以將財務實時控制的方法和數(shù)據(jù)挖掘技術嵌人到ERP采購管理系統(tǒng)中，把存貨的實際成本與計劃成本比較，確定是超支還是節(jié)約。為考核采購員的工作業(yè)績提供量化資料。通過Internet搜集和分析供應商的財務信息和經營狀況，制定供應商的新政策，選擇物美價廉、性價比高的材料和優(yōu)質的服務．避免企業(yè)財務危機、維護企業(yè)信譽。

　　二、數(shù)據(jù)挖掘技術在采購循環(huán)控制中的應用

　　分類策略的主要方法之一是決策樹方法。根據(jù)材料的計劃成本和實際成本屬性，通過決策樹將材料分類，構建材料采購成本風險控制的數(shù)據(jù)模型，在應用中反復修正，提高采購業(yè)績考核的準確性。然后，對所有材料采購成本進行聚類分析，可以將材料分為若干類，并對不同種類的材料分別采取不同的采購管理政策。例如，對于超支嚴重的材料進行歷次購買行為分析，識別孤立點，當采購行為發(fā)生異常時，提示警報，以便深入研究其原因，采取措施。具體過程如下：

　　(一)問題陳述。對材料采購成本進行數(shù)據(jù)挖掘的目的是控制材料采購風險、降低采購成本，以便采取不同的材料供應戰(zhàn)略。所以，此次數(shù)據(jù)挖掘的策略是根據(jù)材料采購超支與節(jié)約信息對材料進行分類，構建材料采購的分類模型。

　　(二)數(shù)據(jù)收集。要盡可能搜集到所有采購材料的屬性值信息，提供海量的數(shù)據(jù)，將這些數(shù)據(jù)整合，形成數(shù)據(jù)集集市，供數(shù)據(jù)挖掘使用。

　　(三)數(shù)據(jù)預處理。如果將全部數(shù)據(jù)都拿來做數(shù)據(jù)挖掘，可能失去控制重點，還可能使錯誤數(shù)據(jù)影響數(shù)據(jù)挖掘，導致無法提練出有用的信息。因此，要經過下列數(shù)據(jù)預處理過程。(1)依據(jù)經驗去除明顯的異常點。(2)考慮材料采購風險的性質，剔除與數(shù)據(jù)挖掘主題無關的屬性，確定恰當?shù)牟牧喜少徝枋鰧傩浴?3)依據(jù)挖掘的需求對數(shù)據(jù)進行相應的轉換。在材料采購成本的數(shù)據(jù)挖掘中，主要的采購材料屬性是供應商名稱、倉庫名稱、材料名稱、材料類別、數(shù)量、計劃單價、實際單價、計劃成本、實際成本、超支(節(jié)約)差異等等。表1為某企業(yè)部分材料采購成本表，已經過數(shù)據(jù)預處理。先根據(jù)材料采購成本的屬性對采購業(yè)績考核的重要性，選擇材料的實際成本、超支(節(jié)約)差異屬性作為分類的依據(jù)。然后，為了降低材料采購成本的量度影響。對上述兩個屬性歸一化到0和l之間。公式為：歸一化值=屬性／屬性中最大值。

表l

　　(四)模型評估。建立挖掘算法的模型是數(shù)據(jù)挖掘工作的重要環(huán)節(jié)?？梢允褂枚喾N方法分別操作數(shù)據(jù)集，評估各模型的效果，從而尋找出合適的分析模型。在材料采購成本的數(shù)據(jù)挖掘中，可以運用分類樹方法建立分類決策樹，也可以采用聚類分析方法，以材料的實際成本和超支(節(jié)約)差異為屬性將材料成本分為幾類。此分類結果，可用于新增材料成本的分類．實現(xiàn)控制的程序化和自動化。

　　通過SPSS軟件的聚類分析工具。使用K均值分類法處理上表的數(shù)據(jù)。按照設定的分類數(shù)目，從隨機的初始分區(qū)開始，依據(jù)樣本和類間的相似程度，將樣本分配到各類，使之滿足相應的收斂準則。過程如下：根據(jù)類中心的距離最小原則，把各項目分配到各類中去。產生第1次迭代的K類。根據(jù)每類的各項目計算其屬性均值，產生第2次迭代的類中心。依次類推，反復迭代，直到達到規(guī)定的迭代標準或迭代次數(shù)為止。本例K均值分類法選定的類中心數(shù)為4，分類屬性為歸一化材料實際成本和歸一化材料超支(節(jié)約)差異。經過3次迭代。得到聚類結果，如表2和表3所示。



　　表2 最終聚類中心

　　表3 最終聚類結果

　　(五)解釋模型和得出結論。通過對數(shù)據(jù)挖掘構建的模型進行解釋和評價，從大量的、隨機的、模糊的、有噪聲的實際數(shù)據(jù)中，提煉出有用的信息和知識，并以用戶可理解的語言或可視化的形式呈現(xiàn)給用戶。利用數(shù)據(jù)挖掘獲取的信息，分析過去的交易和事項，也為未來的經濟業(yè)務事項提供決策依據(jù)。當出現(xiàn)新交易和事項時，要分析和評價模型的適用性．或適當?shù)匦薷哪Ｐ汀?/P>

　　從最終聚類中心來看，第1類是超支嚴重，實際成本較高的材料．該類材料應重點關注。可能是采購成本控制不到位，或者是原來制定的計劃成本不合理，大大低于市場價。要深入分析原因，采取對策，若是采購人員的工作過失，耍責其改正，嚴重的要追究責任，使采購成本控制在合理的范圍。第2類是超支較嚴重，實際成本不定的材料，應給予一定的關注，尋找降低采購成本的方法和途徑，盡量做到不超支。第3類是既沒超支也沒節(jié)約，實際采購成本相對較為合理的材料。這類材料采購成本控制壓力較小，可以減少關注程度。第4類是實際成本小于計劃成本。實際成本不定的材料。這類材料采購成本控制工作做得好，應表彰獎勵采購人員?？偨Y推廣經驗。但要注意防止購買價低質次的材料。經過上述聚類分析．將材料采購成本分為4類，分別采取不同的措施．提高了材料采購成本的控制效率．減少了控制的隨意性和采購風險。

　　上述五個階段緊密相聯(lián)，一環(huán)扣一環(huán)，相互作用，各個階段都有新的方法和信息注入。

　　三、結束語

　　將數(shù)據(jù)挖掘技術用于采購成本控制分析。是挖掘ERP系統(tǒng)應用潛力、控制采購成本和采購風險、提高采購管理水平的有益探索。而且，數(shù)據(jù)挖掘還可以擴展到采購管理子系統(tǒng)其他方面以及財務管理、銷售管理、生產制造、人力資源管理等ERP子系統(tǒng)中．形成一個基于數(shù)據(jù)挖掘的功能更強大的ERP系統(tǒng)。