昂立教育集團風采

 

依托于著名高校的上海交大昂立教育集團是目前上海乃至全國最大的繼續教育服務機構之一。經過了多年的努力經營，昂立教育集團形成了多元化的產業鏈，業務范圍涉及教育培訓、圖書經營、翻譯服務等多個領域。昂立教育集團也逐步發展成擁有30家子公司的集團，分布于上海、華東等多個省市。

 

2.昂立教育集團業務發展催生全面預算管理系統應用

 

同一些大型的集團公司一樣，昂立集團下屬的子公司的財務并不具備單獨核算能力，因此，所有的費用報銷、工資發放、財務結算等操作都需要通過總公司來統一進行。另一方面，位于上海的昂立集團總部擁有一套自己的財務系統，通過完整的內部費用審核機制來控制著子公司的財務狀況。傳統方式下的操作模式，往往是子公司需要通過快遞，郵件等方式將所有的報銷和財務單據發送到總公司，當總公司的財務部收到之后，先進行審核，審核報銷的金額是否超過了相關部門的財務預算，等一系列復雜的操作流程執行之后，方可批準。

 

顯然，這樣的操作形式存在著諸多弊端。首先是周期過長，郵寄的時間加上審批的時間往往需要數周，對于遠在珠海的分公司有時候費用的報銷更是需要長達2-3個月的時間。其次，操作環節效率低下，容易造成丟失和人為錯誤。

 

3.昂立教育集團對全面預算管理系統的要求

 

　　昂立集團的信息部主管(名字)曾經負責財務部的工作，深諳報銷流程給分公司帶來的不便，在擔任了信息主管之后非常希望可以找到一套系統能夠幫助昂立改善目前的現狀。一次偶然的機會，XX接觸了GrapeCity為浦東發展銀行開發的門戶網站，看到了浦發內部完善的信息管理平臺之后，覺得這套系統非常適合于昂立。于是，他找到了GrapeCity， 希望能為昂立開發專業的網上報銷系統，進而改善昂立的財務信息化運作架構。

 

　　事實上，昂立起初所提出的需求是以解決報銷周期冗長為目的出發的。隨著與GrapeCity咨詢顧問的進一步研究，昂立逐步發現GrapeCity豐富的財務及技術經驗不但可以幫他們解決網上報銷的難題，還可以為他們原有的財務系統做出進一步的優化，這也恰恰符合了昂立集團日后發展的整體規劃。

 

　　主要功能:

 

　　依據昂立目前的需求和實際應用狀況，GrapeCity為昂立開發的系統主要應用體現于以下幾項功能模塊之中:

 

　　預算功能

 

　　預算模塊是整個昂立集團控制公司整體資金流走向的關鍵。每個月財務部門都會為相應的部門設置每個月預算金額.。財務人員會在月初根據以往情況做出一個預算金額。每當有業務部門提交報銷申請的時候，系統便會自動審核，該筆金額是否在先前的預算范圍之內。從而有效地節省了集團本部財務人員的審查時間。

 

　　信用功能

 

　　信用信息是與每位員工的財務狀況息息相關的。如果在報銷審批的環節中出現:虛報金額，延時提交報銷申請，無故超出預算金額等等違規操作，系統都會在相關人員的信用成績中進行扣除。由于每次有費用產生都要在該系統中填寫報銷單，所以在審批過程中有單子被駁回，信用便會受損，會在信用分數中扣除。以量化方式衡量員工的信用額度，也是將管理的科學化貫徹執行的最佳體現。

　　另一方面，每個員工都用一定的信用衡量標準，如果超過的話，將會接受培訓等一些的措施。

 

　　合同控制

 

　　一般來說，財務部負責管理公司日常的主要合同，包括:統計預付款，預付時間，便于流動資金的準備等公司。以上是日常的財務需求。GrapeCity的工程師應用戶的要求在系統中實現可以將合同文稿主義轉換成電子版本。

 

　　預警功能

 

　　預警功能所面對的使用者是管理層人員。由于公事的繁忙，往往系統需要以短信和email的形式通知當事人當天有多少單據需要審批。如果有資金到位，費用報銷成功或者單子被駁回，系統會以發送手機短信以及E-mail的形式通知當事人，提請注意。從而大大方便了管理層對目前工作的管理

 

　　財務報表

 

　　日常的財務報表也是財務工作的重要一部分。財務人員每個月月底都要出財務報表，通過此模塊財務人員可以自動生成各主要財務報表，大大減少了財務人員的工作時間。

 

　　技術實現的挑戰

 

　　昂立集團原來使用的是Oracle數據庫，為了適應未來企業發展的需要，應昂立的需求，GrapeCity將原先的數據庫系統遷移到了MSSQL數據庫上。由于數據的嚴格性，要求此項操作來不得一點差錯。GrapeCity的工程師在幾天時間內便高質量地完成了任務。

 

　　·在財務報表模塊，需要用到Crystal報表。昂立集團考慮到成本問題，希望可以用Excel嵌入作為報表。GrapeCity的顧問為此做了大量的研究工作，從用戶的成本與應用角度考慮，將大量報表的功能實現于Excel的環境中。不僅極大地降低了昂立的成本，同時創造了財務人員熟悉的微軟操作環境，更有利于工作效率的提升。

 

　　·該系統與各地人員息息相關，幾乎每人都要用到。GrapeCity并沒有遇到性能方面的瓶頸，可以支持200個并發用戶,隨著昂立集團規模的擴大，還可以支持到更多用戶。

 

 

4、實施效果

 

　　時間大大減少

　　在使用了GrapeCity的網上報銷系統以后，效率的提升是非常明顯的，原先數月的費用報銷周期，如今只需1天便可完成。以前財務出一個報表需要20分鐘，現在只需3分鐘便能全部搞定。時間、效率的提升能讓昂立將更多的經歷集中于關鍵業務之上

 

　　流程非常靈活

　　昂立的審批流程是非常靈活的，網上審批制度，替代了原先逐級匯報的即定模式。如果主要管理人員外出，相關人員可以定制特殊的審批流程。非常靈活，又便于控制。這才以前昂立傳統的財務系統使用中是完全難以想象的。

 

　　沒有地域限制

　　銷售人員無論到哪里都可以在網上填寫報銷單，管理者也可以隨時隨地的在網上進行審批，大大縮短了報銷審批流程。

 

　　靈活的管理體制

　　信用管理是最科學管理的最佳體現。信用誠信的界定體現了一個企業的文化。昂立將信用與個人的表現相掛鉤，不僅體現了制度嚴謹，更是讓科學的財務理念深入企業之中。